Verhaltenskodex

Vorwort der Geschäftsführung

Sehr geehrte Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner,
liebe Kolleginnen und Kollegen,

Die Verhaltensgrundsätze beschreiben, mit welchem Anspruch wir unsere Taten künftig messen, wie wir miteinander, mit Kollegen, Geschäftspartnern umgehen wollen.Wir alle wollen geltende Gesetze und Regelungen einhalten und unsere täglichen Entscheidungen auf der Grundlage dieser Verhaltensgrundsätze treffen.

Vor allem aber soll uns diese Richtlinie bei den täglichen Aufgaben sinnvoll unterstützen. Sie liefert Orientierung, Rat und Hilfe für integres Verhalten am Arbeitsplatz, als Geschäftspartner und als Mitglied der Gesellschaft.

Diese Grundsätze sind unser sichtbares Bekenntnis zu verantwortlichem Handeln und spielt auch für die öffentliche Wahrnehmung eine wichtige Rolle. Sie sind konzernweit gültig und für alle verbindlich, unabhängig von der Hierarchieebene.
Mit dem aktuellen Verhaltenskodex für Lieferanten wird nachhaltiges Wirtschaften aktiv eingefordert. Er ist gleichzeitig die Basis ökonomischer, ökologischer und sozialer Verantwortung. In diesem Dokument sind in Anlehnung an weltweit anerkannte Leitlinien und Grundsätze die Grundprinzipien und Standards an unsere Lieferanten für produktionsbezogene und nicht-produktionsbezogene Güter und Dienstleistungen zusammengefasst.

Wir rufen Sie dazu auf, sich mit den Inhalten aktiv auseinanderzusetzen, sie zu diskutieren und ihre Umsetzung in der alltäglichen Arbeit immer weiter zu verbessern. Verstehen Sie dieses Regelwerk als Hilfestellung für rechtskonformes Handeln.

Lassen Sie uns zusammen daran arbeiten, diese Prinzipien fest in unserem Alltag zu verankern.

„Große Entwicklungen im Unternehmen kommen nie von einer Person – Sie sind das Produkt eines Teams“

Wir alle stehen gemeinsam in der Verantwortung, die Reputation der Hohenloher Schuleinrichtungen GmbH & Co. KG als verlässlicher Geschäftspartner, fairer Wettbewerber und als attraktiven Arbeitgeber zu schützen.

Die Geschäftsführung der Hohenloher Schuleinrichtungen GmbH & Co. KG

Verhaltensregeln für Lieferanten

Hohenloher ist in seiner Geschäftstätigkeit vertraglich mit einer Vielzahl von Lieferanten und Dienstleistern verbunden.

Unternehmensgrundsatz
Wir wählen Lieferanten und Dienstleister nach sachlichen Kriterien sorgfältig aus. Beim Einkauf von Produkten und Dienstleistungen binden wir die zuständige Einkaufsabteilung entsprechend den einschlägigen Beschaffungsgrundsätzen ein.

Soziale Verantwortung
Ausschluss von Zwangsarbeit und der Einsatz von Sicherheitskräften Es darf keine Zwangsarbeit, Sklavenarbeit oder derart vergleichbare Arbeit eingesetzt werden. Jede Arbeit muss freiwillig sein und ohne Androhung von Strafe erfolgen. Die Mitarbeitenden müssen jederzeit die Arbeit oder das Beschäftigungsverhältnis beenden können. Außerdem darf keine inakzeptable Behandlung von Arbeitskräften, wie etwa psychische Härte, sexuelle und persönliche Belästigung und Erniedrigung stattfinden. Die Beauftragung oder Nutzung von Sicherheitskräften ist zu unterlassen, wenn beim Einsatz Personen unmenschlich oder erniedrigend behandelt oder verletzt werden oder die Vereinigungsfreiheit beeinträchtigt wird.

Verbot der Kinderarbeit/junge Arbeitnehmer
In keiner Phase der Produktion darf Kinderarbeit eingesetzt werden. Die Lieferanten sind aufgefordert, sich an die Empfehlung aus den ILO-Normen zum Mindestalter für die Beschäftigung von Kindern zu halten. Demnach soll das Alter nicht geringer sein als das Alter, mit dem nach dem Recht des Beschäftigungsortes die allgemeine Schulpflicht endet. Wenn Kinder bei der Arbeit angetroffen werden, hat der Lieferant die Maßnahmen zu dokumentieren, die zu ergreifen sind, um Abhilfe zu schaffen und den Kindern den Besuch einer Schule zu ermöglichen. Arbeitnehmer unter 18 Jahren dürfen nicht für Arbeiten eingesetzt werden, die schädlich für die Gesundheit, Sicherheit oder Sittlichkeit von Kindern sind. Besondere Schutzvorschriften sind einzuhalten.

Faire Entlohnung und Arbeitszeit
Das Entgelt für reguläre Arbeitsstunden und Überstunden muss dem nationalen gesetzlichen Mindestlohn oder den branchenüblichen Mindeststandards entsprechen, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Das Entgelt für Überstunden muss in jedem Fall das Entgelt für reguläre Stunden übersteigen. Soweit das Entgelt nicht ausreicht, die Kosten des gewöhnlichen Lebensunterhalts zu decken und ein Mindestmaß an Rücklagen zu bilden, ist der Lieferant verpflichtet, das Entgelt entsprechend zu erhöhen. Den Arbeitnehmern sind alle gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen zu gewähren. Lohnabzüge als Strafmaßnahmen sind nicht zulässig. Der Lieferant hat sicherzustellen, dass die Arbeitnehmer klare, detaillierte und regelmäßige schriftliche Informationen über die Zusammensetzung ihres Entgelts erhalten. Die Arbeitszeiten müssen den geltenden Gesetzen oder den Branchenstandards entsprechen. Überstunden sind nur zulässig, wenn sie auf freiwilliger Basis erbracht werden und sollen 12 Stunden pro Woche nicht übersteigen.

Vereinigungsfreiheit
Das Recht der Arbeitnehmer, Organisationen ihrer Wahl zu gründen, ihnen beizutreten und Kollektivverhandlungen zu führen und zu streiken, ist zu respektieren. In Fällen, in denen die Vereinigungsfreiheit und das Recht zu Kollektivverhandlungen gesetzlich eingeschränkt sind, sollen alternative Möglichkeiten eines unabhängigen und freien Zusammenschlusses der Arbeitnehmer zum Zweck von Kollektivverhandlungen eingeräumt werden. Der Arbeitgeber darf Arbeitnehmer nicht aufgrund von Gründung, Beitritt oder Mitgliedschaft in einer solchen Organisation diskriminiert werden. Arbeitnehmervertretern ist freier Zugang zu den Arbeitsplätzen ihrer Kollegen zu gewähren, um sicherzustellen, dass sie ihre Rechte in gesetzmäßiger und friedlicher Weise wahrnehmen können.

Nichtdiskriminierung, Belästigung und Frauenrechte
Die Ungleichbehandlung von Mitarbeitern ohne sachlichen Grund ist unzulässig. Dies gilt z. B. für Belästigungen oder Diskriminierungen aufgrund von Geschlecht, nationaler, ethnischer oder sozialer Herkunft, Hautfarbe, Behinderung, Gesundheitsstatus, politischer Überzeugung, Weltanschauung, Religion, Alter, Schwangerschaft oder sexueller Orientierung. Die persönliche Würde, Privatsphäre und Persönlichkeitsrechte jedes Einzelnen werden respektiert.

Ethische Rekrutierung
Der Lieferant gewährleistet die Einhaltung der Transparenz des Bewerbungs- und Einstellungsprozesses und beachtet den Gleichbehandlungsgrundsatz. Anforderungen in Bezug auf persönliche Merkmale (z. B. Alter und Geschlecht) werden nur dann angewendet, wenn diese für eine Position erforderlich und sachlich gerechtfertigt sind. Dem Bewerber werden keine Fragen gestellt, die für die Position und oder die Arbeitsleistung nicht relevant sind, wie z. B. mögliche oder beabsichtigte Schwangerschaft, religiöse Überzeugungen, sexuelle Orientierung oder ethnische Zugehörigkeit. Die Auswahl, Einstellung und Förderung von Mitarbeitern erfolgen grundsätzlich auf der Grundlage ihrer Qualifikation und ihrer Fähigkeiten.

Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen / Beschwerdeverfahren
Der Lieferant schafft für seine Mitarbeiter Mitteilungswege und richtet diese ein, so dass sie Beschwerden einreichen oder über mögliches unrechtmäßiges Verhalten berichten können, ohne Repressionen, Einschüchterung oder Schikanen befürchten zu müssen. Jede Mitteilung wird dabei vertraulich behandelt. Er informiert seine Mitarbeiter über die Möglichkeit, Fehlverhalten im Betreib zu melden.

Gesundheitsschutz; Sicherheit am Arbeitsplatz
Der Lieferant ist für ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld verantwortlich. Es werden alle notwendigen Vorsorgemaßnahmen gegen Unfälle und Gesundheitsschäden getroffen, die sich im Zusammenhang mit der Tätigkeit ergeben können. Übermäßige körperliche oder geistige Ermüdung sind durch geeignete Maßnahmen zu verhindern. Zudem werden die Beschäftigten regelmäßig über geltende Gesundheitsschutz- und Sicherheitsnormen sowie Sicherheitsmaßnahmen informiert und geschult. Den Mitarbeitern wird der Zugang zu Trinkwasser in ausreichender Menge ermöglicht sowie der Zugang zu sauberen sanitären Einrichtungen.

Fairer Wettbewerb und Kartellrecht
Die Normen der fairen Geschäftstätigkeit, der fairen Werbung und des fairen Wettbewerbs sind einzuhalten. Außerdem sind die geltenden Kartellgesetze anzuwenden. Insbesondere sind gesetzliche Verbote von Preisabsprachen mit Wettbewerbern und Preisvorgaben für Weiterverkäufer zu beachten.

Finanzielle Verantwortung
Wir erwarten von unseren Lieferanten genaue Buchführung und Aufzeichnungen. Die Rechnungslegung hat gemäß den gesetzlichen Anforderungen zu erfolgen und den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen zu entsprechen.

Offenlegung von Informationen
Dementsprechend legen unsere Lieferanten Informationen nach den geltenden Vorschriften und den üblichen Gepflogenheiten der Branche offen. Dazu gehören unter anderem Informationen über Arbeitsschutzmaßnahmen, Umweltpraktiken und Angaben zur Finanzlage.

Integrität/Bestechung und Vermeidung von Interessenskonflikten
Bei allen Geschäftsaktivitäten ist integres Verhalten unabdinglich. Der Lieferant muss in Bezug auf Bestechung, Korruption, Erpressung und Unterschlagung eine Null-Toleranz-Politik verfolgen. Es sind geeignete Verfahren zur Überwachung und Durchsetzung der Normen anzuwenden, um die Einhaltung der Antikorruptionsgesetze zu gewährleisten. Entscheidungen werden ausschließlich auf Grundlage sachlicher Kriterien getroffen und werden nicht von persönlichen Interessen und Beziehungen beeinflusst. Die jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen gegen Geldwäsche sind strikt einzuhalten.

Geistiges Eigentum und Plagiate
Rechte an geistigem Eigentum sind zu respektieren; Technologie- und Knowhow-Transfer haben so zu erfolgen, dass die geistigen Eigentumsrechte und die Kundeninformationen geschützt sind. Plagiate dürfen weder in den Umlauf gebracht noch erworben werden.

Datenschutz und -sicherheit
Der Lieferant verpflichtet sich, bezüglich des Schutzes privater Informationen den angemessenen Erwartungen seines Auftraggebers, der Zulieferer, Kunden, Verbraucher und Arbeitnehmer gerecht zu werden. Der Lieferant hat bei der Erfassung, Speicherung, Verarbeitung, Übermittlung und Weitergabe von persönlichen Informationen die Vorschriften zu Datenschutz und Informationssicherheit zu beachten.

Ausfuhrkontrollen und Wirtschaftssanktionen
Der Lieferant hält sich an alle anwendbaren Einfuhr- und Ausfuhrkontrollgesetze, Sanktionen und Embargos, die Beschränkungen für den Export oder Reexport von Gütern, Software, Dienstleistungen und Technologie in bestimmte Bestimmungsländer sowie Verbote für Transaktionen vorsehen, an denen bestimmte Länder, Regionen, Organisationen und Einzelpersonen beteiligt sind, die Beschränkungen unterliegen.

Umwelt
Die gültigen nationalen Gesetze, Bestimmungen und Standards zur Begrenzung und Vermeidung von Umweltbelastungen müssen eingehalten werden. Besteht im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit des Lieferanten ein Risiko zu Schadstoffbelastungen in Wasser, Boden und Luft, so sind angemessene Maßnahmen zur Reduktion und Prävention solcher Belastungen zu treffen.

Emissionen
Emissionen sind von Anlagen des Lieferanten ausgehende Luftverunreinigungen, Geräusche, Erschütterungen, Licht, Wärme oder Strahlen und ähnliche Umwelteinwirkungen, die nach Art, Ausmaß und Dauer geeignet sind, Gefahren, erhebliche Nachteile oder erhebliche Belästigungen für Mensch, Tier, Pflanzen, Boden, Wasser, Atmosphäre sowie Kultur- und sonstige Sachgüter herbeizuführen.

Der Lieferant muss gesundheitsschädliche oder umweltschädlich klassifizierte Emissionen, insbesondere von flüchtigen organischen Chemikalien, Aerosolen, Ätzstoffen, Partikeln, Ozonschicht zerstörenden Chemikalien oder durch Verbrennung entstehenden Nebenprodukten aus Betriebsläufen typisieren, überprüfen, analysieren und der gesetzlich vorgeschriebenen Behandlung unterziehen, um die Emissionen möglichst ungefährlich zu macht. Die gesetzlichen Grenzwerte sind einzuhalten.

Wassernutzung
Die einwandfreie Qualität und die Verfügbarkeit des Wassers in Gewässern und im Grundwasser ist die Lebensgrundlage von Menschen, Tieren und Pflanzen. Wasser ist daher für alle Abläufe, Prozesse und Verfahren sparsam zu nutzen. In industriellen Anlagen sollte es Kreislaufsysteme geben, die eine mehrfache Nutzung ermöglichen.

Der Lieferant hat sicherzustellen, dass das Abwasser aus seinen Betriebsabläufen, Fertigungsprozessen und sanitären Anlagen der erforderlichen Behandlung unterzogen wird, bevor es in das Grundwasser eingeleitet wird. Die Konzentration von Gefahrstoffen im Wasser wie beispielsweise Salze, Mineralöle, Schwermetalle und ihren Verbindungen, oxidierbaren Stoffe, Stickstoff, Phosphor und organische Halogenverbindungen und andere Chemikalien, dürfen nur so gering sein, dass das Abwasser keine negativen Auswirkungen auf Menschen und das Ökosystem verursacht. Existiert keine Infrastruktur für die Wasseraufbereitung am Standort, müssen qualifizierte und geeignete Firmen für den Transport und die Aufbereitung beauftragt werden.

Abfälle
Abfälle sind alle Stoffe oder Gegenstände deren sich ihr Besitzer entledigt, entledigen will oder entledigen muss. Gefährliche Abfälle (Sonderabfälle) sind dabei Abfälle, die eine Gefahr für die Gesundheit und/oder die Umwelt darstellen und eine oder mehrere der folgenden Eigenschaften besitzen: brandfördernd, explosiv, reizend, entzündbar, ätzend, infektiös, toxisch beim Kontakt oder Freisetzung von toxischen Gasen, krebserregend, infektiös, reproduktionstoxisch oder ökotoxisch.

Allgemeiner Umgang:
Handhabung, Lagerung, Transport und Entsorgung von Abfällen dürfen keine schädlichen Auswirkungen auf Luft, Boden, Wasser sowie die Gesundheit der Mitarbeitenden haben und müssen von qualifizierten Personen durchgeführt werden. Explosionen, Entzündungen und sonstige plötzliche gefährliche Ereignisse müssen verhindert werden.
Der Lieferant hat Maßnahmen zur Müllvermeidung und Müllreduktion zu ergreifen.

Umgang mit gefährlichen Abfällen:
Gefährliche Abfälle müssen eindeutig gekennzeichnet und ordnungsgemäß entsorgt werden. Der Umgang muss mit ausreichender Schutzausrüstung durchgeführt werden. Die gefährlichen Abfälle werden von den nicht gefährlichen Abfällen getrennt gehalten.

Entsorgung und Verwertung:
Eine Verwertung (Recycling) des Abfalls wird gegenüber einer Beseitigung, z.B. durch Deponierung, bevorzugt.
Der Lieferant prüft den Abfall im Hinblick auf die bestmögliche Form der Verwertung. Stoffliche Verwertung wird dabei der energetischen Verwertung vorgezogen. Bei stofflicher Verwertung wird Abfall als Wertstoff oder Rohstoffersatz zur Herstellung eines neuen Produkts genutzt, während bei der energetischen Verwertung Abfall in einer Verbrennungsanlage verbrannt und zur Energienutzung verwendet wird.

Chemikalien und weitere Gefahrstoffe
Gefahrstoffe sind Stoffe, Gemische und Erzeugnisse mit gefährlichen Eigenschaften, die akute gesundheitliche Schäden beim Menschen verursachen, entzündlich, explosionsgefährlich oder gefährlich für die Umwelt sind. Zu Gefahrstoffen zählen nicht nur Chemikalien, sondern auch beispielsweise Schweißrauche, Ozon, Uran, Asbest, Holzstaub und Kraftstoff auf mineralischer Basis.

Allgemeiner Umgang:
Handhabung, Lagerung, Transport und Entsorgung von Gefahrstoffen dürfen keine schädlichen Auswirkungen auf Menschen, Tier, Pflanzen, Boden, Wasser, Atmosphäre sowie Kultur- und sonstige Sachgüter haben und müssen von qualifizierten Personen durchgeführt werden.
Der Lieferant muss eine Dokumentation über Menge und Art der im Betrieb vorhandenen und/oder verwendeten Chemikalien und Gefahrstoffen durchführen.

Lagerung:
Gefährliche Stoffe müssen voneinander getrennt und geschlossen gelagert werden.
Der Boden in den Lagerbereichen ist so beschaffen, dass er die Gefahrstoffe nicht absorbiert und nicht mit ihnen reagiert.
Der Lieferant verwendet ausreichend große Auffangwannen für flüssige Stoffe. Alle Lagertanks für flüssige Gefahrstoffe müssen zur Vorbeugung von Leckagen regelmäßig überwacht werden.
Beim Umgang mit Stoffen oder Prozessen, deren Gase toxisch sind, verwenden die Mitarbeitenden die erforderliche, vom Lieferanten zu stellende Schutzausrüstung.

Entsorgung:
Die Entsorgung von Gefahrstoffen wird sachgemäß durchgeführt. Es wird darauf geachtet, dass Gefahrstoffe, die miteinander reagieren, nicht zusammen entsorgt werden.

Kennzeichnung:
Chemie- und Gefahrstoffbehälter müssen mit sicherheitsrelevanten Informationen, die das Gefahrstoffrisiko darstellen, gekennzeichnet sein.

Natürliche Ressourcen und Rohstoffe
Natürliche Ressourcen sind Funktionen oder Bestandteile der Natur, ohne menschliches Zutun vorhandene Rohstoffe und Energiequellen und der physische Raum.
Der Lieferant hat natürliche Ressourcen schonend zu nutzen und deren Einsatz und Verbrauch so gering wie möglich zu halten.
Dies kann entweder direkt am Ort des Entstehens oder durch Verfahren und Maßnahmen, wie die Änderung der Produktions- und Wartungsprozesse oder der Abläufe im Unternehmen, die Verwendung alternativer Materialien, Einsparungen, Recycling und Wiederverwendung von Materialien geschehen.

Verantwortungsvolle Rohstoffbeschaffung:
Der Lieferant erarbeitet Maßnahmen zur Gewährleistung und Verbesserung der Transparenz und Rückverfolgbarkeit der im Produkt verarbeiteten Rohstoffe innerhalb der Lieferkette. Ziel ist insbesondere auch die Sicherstellung, dass die verwendeten Rohstoffe aus verantwortungsvollen Quellen kommen.
Besonderer Beobachtung gilt dabei den Erzen, Konzentrate und Metallen, welche Tantal, Zinn, Wolfram, Kassiterit, Coltan und Gold beinhalten und aus Konfliktregionen und Hochrisikogebieten kommen. Dies sind insbesondere Abbaugebiete, die Schauplatz bewaffneter Konflikte sind, die sich in einer fragilen Nachkonfliktsituation befinden oder deren Staatsführung und -sicherheit schwach oder nicht vorhanden ist und in denen Völker- und Menschenrechte systematisch verletzt werden.
Der Bezug von Rohstoffen darf keine Menschenrechtsverletzung oder die Finanzierung bewaffneter Gruppen zur Folge haben.
Um dies zu gewährleisten wird der Lieferant, bezüglich der Herkunft und der Überwachungskette dieser Mineralien die gebührende Sorgfalt gemäß des OECD-Leitfadens für die Erfüllung der Sorgfaltspflicht zur Förderung verantwortungsvoller Lieferketten für Minerale aus Konflikt- und Risikogebieten anwenden und Hohenloher diese Sorgfaltsmaßnahmen, auf Verlangen offenlegen.

Wird die obige Aufzählung kritischer Produktinhaltsstoffe künftig erweitert, ist der Lieferant verpflichtet auch für die hinzukommenden Stoffe gebührende Sorgfaltsmaßnahmen umzusetzen.

Lieferantenbeziehungen umsetzen und anfordern
Der Lieferant verpflichtet sich mit der Unterzeichnung dieses Dokuments, sich an die aufgeführten Grundsätze/Anforderungen zu halten. Der Lieferant verpflichtet sich, in für diese verständlicherweise den fachlich zuständigen Arbeitnehmer, Beauftragten und Subunternehmer den wesentlichen Inhalt dieses Kodex bzw. die diesem entsprechenden Unternehmensvorschriften zu kommunizieren und alle erforderlichen Vorkehrungen für die Umsetzung der Anforderungen zu treffen.

Hohenloher Schuleinrichtungen GmbH & Co. KG